Pembuatan HRIS (SDM, absensi, penggajian)HRIS development (HR, attendance, payroll)

Bagian SDM sering menjadi divisi paling sibuk menjelang tanggal gajian. Rekap absensi dikumpulkan dari mesin sidik jari, lembur dihitung manual, potongan BPJS dan pajak dicek berulang, lalu slip gaji dibuat satu per satu. Jasa pembuatan HRIS (Human Resource Information System) membantu menyatukan semua proses itu dalam satu sistem sehingga pekerjaan rutin lebih cepat dan kesalahan hitung berkurang.

Apa Itu HRIS dan Mengapa Dibutuhkan

HRIS adalah sistem yang menyimpan dan mengolah data karyawan sepanjang masa kerjanya, mulai dari rekrutmen, kehadiran, cuti, penilaian kinerja, sampai penggajian dan berakhirnya hubungan kerja. Tujuannya bukan hanya digitalisasi, tetapi memastikan setiap data dicatat sekali dan dipakai di banyak proses.

Contohnya, data jam masuk dari absensi langsung dipakai untuk menghitung keterlambatan dan lembur, lalu hasilnya otomatis masuk ke komponen gaji bulan itu.

Modul yang Biasanya Dibangun

Data induk karyawan

Identitas, jabatan, status kontrak, riwayat mutasi, dokumen pendukung, dan informasi rekening. Akses ke data ini perlu dibatasi ketat karena termasuk data pribadi.

Absensi dan jadwal kerja

Absensi bisa terhubung dengan mesin sidik jari, pengenalan wajah, atau aplikasi ponsel dengan lokasi. Untuk perusahaan dengan sistem sif, modul jadwal membantu mengatur rotasi dan menghitung jam kerja sesuai sif.

Cuti, izin, dan lembur

Karyawan mengajukan cuti atau lembur dari aplikasi, atasan menyetujui, dan saldo cuti diperbarui otomatis.

Penggajian

Komponen gaji pokok, tunjangan, lembur, potongan, iuran BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan, serta PPh 21 dihitung berdasarkan aturan yang dikonfigurasi. Slip gaji dapat dikirim secara digital.

Layanan mandiri karyawan

Karyawan bisa melihat slip gaji, saldo cuti, dan memperbarui data tertentu sendiri, sehingga pertanyaan rutin ke bagian SDM berkurang.

Menyesuaikan HRIS dengan Aturan yang Berlaku

Perhitungan upah, lembur, dan iuran wajib mengikuti peraturan ketenagakerjaan, termasuk perubahan melalui UU 6/2023 tentang Cipta Kerja beserta aturan turunannya. Karena aturan dan tarif bisa berubah, HRIS yang baik dibuat agar parameter seperti persentase iuran atau batas upah dapat diperbarui tanpa mengubah kode program. Kebijakan internal perusahaan, seperti tunjangan khusus atau aturan lembur hari libur, juga dimasukkan sebagai aturan yang bisa dikonfigurasi.

Alur Proyek Pembuatan HRIS

1. Pengumpulan kebutuhan dengan tim SDM, keuangan, dan perwakilan atasan.
2. Pemetaan komponen gaji dan aturan absensi yang berlaku di perusahaan.
3. Perancangan dan prototipe layar utama untuk SDM, atasan, dan karyawan.
4. Pengembangan modul secara bertahap, biasanya dimulai dari data karyawan dan absensi.
5. Uji paralel penggajian, yaitu menghitung gaji dengan cara lama dan sistem baru untuk periode yang sama, lalu membandingkan hasilnya.
6. Peluncuran dan pelatihan bagi pengguna SDM dan karyawan.

Uji paralel sangat disarankan. Langkah ini membantu menemukan perbedaan rumus sebelum gaji sungguhan dibayarkan.

Dokumen dan Data yang Perlu Disiapkan

• Daftar karyawan aktif beserta status kontrak dan jabatan.
• Struktur komponen gaji dan kebijakan tunjangan.
• Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama yang mengatur jam kerja, cuti, dan lembur.
• Contoh slip gaji dan laporan yang dipakai saat ini.
• Data perangkat absensi yang sudah dimiliki.

Kesalahan Umum

Kesalahan yang sering terjadi adalah langsung memakai HRIS untuk penggajian tanpa uji paralel, tidak membatasi akses data gaji, dan tidak menyiapkan prosedur ketika perangkat absensi bermasalah. Selain itu, perlindungan data pribadi karyawan perlu diperhatikan sesuai UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Faktor Biaya dan Waktu

Biaya dan durasi dipengaruhi jumlah karyawan, banyaknya modul, kerumitan komponen gaji, integrasi dengan mesin absensi atau sistem akuntansi, serta kebutuhan aplikasi seluler untuk karyawan.

Tips Memilih Penyedia Jasa Pembuatan HRIS

Pilih penyedia yang mau memahami kebijakan SDM Anda secara rinci, bukan hanya menawarkan tampilan menarik. Tanyakan bagaimana mereka menguji rumus penggajian, bagaimana pembaruan parameter dilakukan saat aturan berubah, serta di mana data karyawan disimpan. Minta juga gambaran tentang dukungan setelah peluncuran, karena masa awal penggajian dengan sistem baru biasanya memerlukan pendampingan lebih dekat.

Bila Anda ingin bagian SDM tidak lagi tenggelam dalam rekap manual, tim ALLMAR Web Development (webdev.allmar.co.id) dapat membantu merancang dan membangun HRIS yang sesuai dengan kebijakan perusahaan Anda.